知识共享
所有用户都可以在知识管理中进行知识的分享、讨论、传递和应用,系统提供多种知识共享的方式,包括文档查阅、文档订阅、文档共享、文档推荐、知识地图、知识问答、知识社区交流等。通过多种不拘形式的共享方式来实现增强协同交流和知识共享的目的。
知识地图
根据系统中知识积累的情况,通过绘制出不同的知识地图,从而将相关知识进行汇聚。系统提供了5种导航地图展示模板,方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。
对于需要查找的知识,用户还可以通过地图类别快速查找相关地图,进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。
对于知识地图中的某一节点的知识,可以直接点击进行查阅,知识的查阅权限来源于文档查阅中的权限,对于地图中没有查看权限的知识,同样可以通过申请订阅的方式获取知识的查看权限。对有先后顺序的流程式地图,还可以控制知识查看的顺序,只有某个节点的知识被查阅后,才可以继续查看后续节点的知识。
专家地图
专家地图集中显示各个领域的专家,按照专家排名和专家类别分类显示。通过专家地图可以直接查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档,以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图,还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。对有查看权限的专家文档,还可以点击查看专家文档,对文档进行评论回复、和专家进行线上讨论交流。
对工作中的业务问题,还可以直接向专家提问,获得专家的权威解答;或者向专家发送内部邮件,和专家进行线上有效的沟通交流,对专家知识进行分享。
知识社区
知识社区通过发布帖子的方式分享知识,对感兴趣的帖子,用户可自愿加入版块,获取创建帖子、对别人的帖子进行点赞、评论等权限,通过点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论,分享自身见解及感受,达到交换知识的目的。
同时,系统可设置发帖及评论的奖励机制,促进员工自发自愿的分享、交流经验,最大化的挖掘企业内部的隐性资产。
3.1.1统一的知识体系框架 知识管理平台通过构建统一的知识管理体系,形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系,以实现全公司知识共享的知识管理目标。建立统一的知识架构,包括知识分类、知识标签、文档编号、文档版本、文档存放目录、文档审批流程等进行规范化。各部门在使用时,可以通过工作目录及知识体系目录的权限来打造各部门自己的知识体系,使得公司的知识得到全面的使用并扩展,将分散的知识进行有序、有效的整合,提高知识管理的效率和知识利用率。 3.1.2灵活的权限控制 对于保密的文档我们可以控制把权限不开放给不能看的员工,对于有些只能查看不能编辑的用户,我们只给他查看权限,甚至可以修改的用户我们可以控制他是否可以删除及下载文件,权限控制到每个细节,让文档管理更为规范、严谨。 3.1.3符合ISO的版本控制 对于企业多变的文档信息,多人员操作同一文档,通常修改记录很难控制,修改过程中出问题很难查找,有了版本控制所有问题迎刃而解,并且我们记录了修改时间和修改人,方便后续的问题处理。该功能也为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。 3.1.4动态水印技术 互联网下的移动办公为员工提供了随时随地查阅文档资料的便利,提升了工作效率,但同时也存在重要保密文档被泄密的风险。动态水印技术的应用在一定程度上降低了文档被泄密的风险。在对重要的机密文档,可设置水印功能,文档在被查阅时可动态加载当前阅读人员的个人信息作为水印,一旦出现重要资料外泄,可快速追溯相关人员,寻找传播的源头,也在一定程度上对员工的保密意识起到警醒的作用。 3.1.5电子印章校验 一个公司规范性文档,在经过审批后,加盖电子印章,然后存储在知识管理里面,在知识管理中打开时,能够看到上面的电子印章,能够看到印章的校验效果。 3.1.6强大的查询功能 知识管理可以对其管理的文件、问答、帖子、图册进行多样化的查询,如按文档名称、关键字,文档编号,创建人、创建日期等进行查询,如果上述查询项目的内容都不清楚,则可以通过全文检索的功能对office等文档的内容进行检索,快速定位到需要的文档,提高了工作的效率。 3.1.7多维度知识重组整合 知识管理可以对其管理的文件、问答、帖子、图册进行多样化的查询,如按文档名称、关键字、文档编号、创建人、创建日期等进行查询,如果上述查询项目的内容都不清楚,则可以通过全文检索的功能对office等文档的内容进行检索,快速定位到需要的文档,提高了工作的效率。 3.1.8地图化知识分类 根据系统中知识积累的情况,通过绘制出不同的知识地图,从而将相关知识进行汇聚,方便用户将各类知识有序化、体系化展现出来。对于需要查找的知识,用户还可以通过地图类别快速查找相关地图,进而通过地图引导用户快速找到所需的知识。 3.1.9专家在线答疑解惑 对工作中的业务问题,还可以直接向专家提问,获得专家的权威解答;或者向专家发送内部邮件,和专家进行线上有效的沟通交流,对专家知识进行分享。 3.1.10专家文档集中查看 通过专家地图可以查看当前专家的简介、擅长、发表的观点文档、专家点评过的文档,以及当前专家文档被分享阅读、评论、下载的次数。查看某个专家地图,还可以具体查看当前专家的热点文档、最近读者。对有查看权限的专家文档,还可以点击查看专家文档,对文档进行评论回复、和专家进行线上讨论交流。 3.1.11社区化知识分享 知识社区通过发布帖子的方式分享知识,对感兴趣的帖子,用户可自愿加入版块,获取创建帖子、对别人的帖子进行点赞、评论等权限,通过点赞和评论方式与其他用户进行交流、讨论,分享自身见解及感受,达到交换知识的目的。 3.1.12文档利用实时监控 系统中存放在各个不同的文档目录中的文档有很多不同的状态,在文档监控中按照文档状态的维度很清晰的显示出了不同状态对应的文档,文档管理员可以实时监控文档当前状态、共享情况、文档日志等。