通过提高合同管理的水平、规范企业合同的签订和履行过程,有效的防范风险、优化成本、合理控制支出
需求背景 01 合同管理制度执行落地困难、流于形式;合同执行过程容易出现黑洞现象,难以实时、真实把控; 02 合同业务各项审批效率低、时间长、影响业务正常开展; 03 项目主管、专业主管管理的项目和专业较多,控制任务进度和质量比较繁杂,与设计人员的沟通比较多; 04 没有形成关联于合同的合作伙伴信息库; 05 越权情况时有发生,推诿文化形成; 06 管理决策层实时缺乏获取合同执行动态数据的路径;
解决方案 01 建立合同管理标准,规范合同执行流程,实现合同管理制度的有效落地;; 02 有效技术手段建立多级提醒机制,保障审批过程严谨高效; 03 同一工作平台多部门应用实现数据有效归集,建立企业合同信息台账,审批过程中数据可查询可调用,保证了流程的高效运转; 04 建立合作伙伴评级机制,合同履约过程进行评分选出优质供应商; 05 前期划定各部门权责边界,合同管理科学严谨,防止越权与推诿现象; 06 定制领导专属报表,及时准确的数据分析,是科学决策有效保障; 合同管理规划设计 产品功能与应用 合作单位管理 建立企业合作单位的台账信息,便于合同签订过程中的数据信息引用和统计,主责人员可对其进行变更、修改和删除,评级管理,领导实时查阅历史合作信息、履约评估情况等,通过不断积累和更新,实现企业与供应商直接的合作管理,降低企业运作风险。 合同会签与台账 支持在系统中发起合同的电子审批单,按照企业合同管理审批流转流程智能化流转,支持每一个审批者都可以在线对合同内容进行查阅、校验、修改批注,权责更加清晰,审批完成后,系统按照领导要求阅看的合同关键信息内容字段自动形成合同信息台账库(虚拟合同文件柜)方便领导及相关部门人员查看; 合同付款管理 合在每一合同约定进度完成后,相关人员根据制定的合同中的付款条件,在OA系统中填写付款申请单,付款时关联资金付款计划,系统自动带出合同具体信息,自动换算累计已付款金额及比例,剩余未付款金额及比例,从而避免日常工作中大量繁杂的手工操作、提供工作效率、减少差错率。 合同数据报表 按照高层领导、各业务部门负责人需要查看的合同信息字段口径,系统自动抓取合同执行过程数据,自动生成指定格式的统计报表(如合同付款情况明细表、合同执行情况汇总表、应收应付情况统计表)方便领导查看,实现合同的统一管理,可控、可知